Info zur Fiskalisierung bei Ladenwaagen gemäß GDPdU

Ab dem 1. Januar 2017 gelten in Deutschland neue Vorschriften für Registrierkassen und somit auch für Ladenwaagen mit Kassenfunktion (Bondrucker). Bei Unternehmen, deren Einnahmen i.d.R. aus Bargeld bestehen, erfordert der kontrollierte Alltag eine Registrierkasse. Ist ein Unternehmer nicht in der Lage die nachfolgenden Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen „Hinzuschätzungen“ nach dem Ermessen des jeweiligen Prüfers. Dies kann zu unverhältnismäßig hohen Nachzahlungen führen.

Damit sind praktisch alle Ladenwaagen mit Kassenfunktion (mit einem Drucker bzw. Umsatzspeicher), die für den Bar-Verkauf oder für die Auszeichnung im Einzelhändlerbereich wie z.B. in Metzgereien, Bäckereien oder im Obst- und Gemüsehandel eingesetzt werden, betroffen.

Daher werden zum 01.01.2017 die sogenannten Fiskalspeicher in Kassensysteme, Kassen, Registrierkassen, Netzwerkkassen und somit letztendlich bei den Ladenwaagen mit Kassenfunktion Pflicht.
Für Sie bedeutet das, dass Ihre Ladenwaagen, die für Barverkäufe eingesetzt werden, spätestens ab dem 01.01.2017 über einen internen Speicher (den sog. Fiskalspeicher) verfügen müssen, in dem jeder einzelne Geschäftsvorfall wie unten näher beschrieben, gespeichert und nicht mehr rückwirkend geändert oder gelöscht werden kann.

Die Grundlage für diese Änderung waren die Schreiben des BMF (Bundesfinanzministerum) vom 26.11.2010 "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften") und 14.11.2014. Hier wurden die Anforderungen an die elektronische Kassenführung festgelegt. Danach müssen alle elektronischen Daten der Kassensysteme spätestens ab dem 01.01.2017 gespeichert werden. Dabei gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. sämtliche Einzeldaten sind aufzuzeichnen.

In der GoBD (bzw. GDPdU und GoBS = die konkreten Vorschriften zur Grundordnung zur Buchführung…), die sich praktisch mit der sicheren Aufbewahrung von digitalen Unterlagen und deren Prüfung durch Behörden beschäftigen, werden die Auflagen konkretisiert. So müssen "erzeugte Rechnungen im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden."
In den Schreiben des BMF werden Anforderungen an vorzunehmenden Einzelaufzeichnungen von Bargeschäften gestellt, wenn hierzu elektronische Systeme wie Registrierkassen oder Ladenwaagen mit Kassenfunktion verwendet werden. Außerdem wird in den BMF-Schreiben gefordert, dass "die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen müssen". Die Umsatzdaten der Ladenwaagen mit Kassenfunktion müssen also auswertbar sein, damit der Finanzbeamte die Umsätze über eine Datenverbindung abrufen kann und dann auch weiß, wie sich die einzelnen aus der Ladenwaage ausgelesenen Umsatzdaten zusammensetzen. Mit dieser Maßnahme installiert die Bundesregierung ein weiteres Instrument, um gegen Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung vorzugehen.
Eine weiterführende Grundlage für die Durchführung dieser Änderung bildet die Abgabenordnung § 147 Absatz 2 Nr. 2. Dort ist festlegt, wie Buchungsbelege über getätigte Umsätze aufbewahrt und gespeichert werden müssen. Daraus ergibt sich, dass sichergestellt sein muss, dass auch die in einer Ladenwaage mit Kassenfunktion digital abgelegt Daten "während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können".

Zu den abzuspeichernden Daten gehören nicht nur Journaldaten, sondern auch „Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten“ (z.B. Programmierungsänderungen an der Kasse, vollständige Historie sämtlicher im System hinterlegter Warengruppen, Artikel und Preise). Allgemein erfassungspflichtig werden nun auch alle unbaren Geschäfte, wie beispielsweise die Zahlung mit  Kreditkarten oder ECKarten. 

Daher muss ihre Ladenwaage mit Kassenfunktion in der Lage sein, folgende Parameter nachweisen zu können:

            -  „Z-Bons“ (Ausgabe zur Wiedergabe der Tagesendsumme)

            - Stornobuchungen

            - Retouren

            - Entnahmen

            - Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)

            - Darstellung der Einzelpositionen

            - alle weiteren Tagesabschlussauswertungen.

Ebenso sind folgende Daten stets gespeichert bzw. abrufbar bereit zu halten:

            - Bedienungsanleitung

            - Programmieranleitung

            - die Programmabrufe nach jeder Änderung aufzeichnen

            - Einrichtungsprotokolle über Verkäufer- und Trainingsspeicher

            - alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Eine weitere Forderung der Finanzverwaltung betrifft das Dateiformat. Es muss ein Format gewählt werden, das von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung gelesen werden kann (Schnittstellenerfordernis).

Besonders große Bedeutung hat für die Finanzverwaltung die Manipulationssicherheit und Nachverfolgbarkeit der Daten. Es muss gewährleistet sein, dass auch bei einem Storno der stornierte Geschäftsvorfall sichtbar bleibt und nicht endgültig gelöscht werden kann.

Ladenwaagen mit Kassenfunktion /Bondruckern, die ab dem 01.01.2017 nicht über einen GoBD/GDPdU-konformen Fiskalspeicher verfügen und auch nicht nachgerüstet werden können, dürfen ab dann nicht mehr oder nur noch zusammen mit einer zusätzlich aufgestellten Registrierkasse bzw. einen PC-Kassensystem für den Barverkauf eingesetzt werden, wenn die Registrierkasse oder das PC-Kassensystem einen entsprechenden Fiskalspeicher besitzen und die GoBD/GDPdU-Vorschriften erfüllen. Sobald der von der Ladenwaage berechnete und angezeigte EUR-Betrag vom Kunden kassiert wird, muss der eingenommene Betrag zusätzlich und unverzüglich nochmals in eine zugelassene Registrierkasse oder einem PC-Kassensystem mit Fiskalspeicher eingetippt werden. Diese Zwischenlösung ist ein Entgegenkommen der Finanzämter. Sie wird wohl aus dem Grunde zugelassen, damit Gewerbetreibende, die ihr Ladengeschäft erst in den letzten Jahren mit neuen Ladenwaagen ohne Fiskalspeicher ausgestattet haben, keine kostspieligen Umrüstungen vornehmen müssen.
Im DATEV-Magazin für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte – Ausgabe 04/16 finden Sie ausführliche Berichte zum Thema Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften sowie zu Umrüstungspflichten bei den verwendeten Geräten (also Ladenkassen oder Ladenwaagen mit Kassenfunktion).

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